Como diminuir o tamanho de um PDF

Resposta rápida: abra o Comprimir PDF, envie o arquivo, deixe a compressão em Recomendada e clique em Comprimir PDF. Se o sistema exige um tamanho exato, como 2 MB, use o Comprimir PDF para tamanho exato. Se nem assim couber, retire páginas desnecessárias ou divida o documento.

A seguir: por que o PDF fica pesado, qual nível escolher para cada uso, o passo a passo no computador e no celular, alternativas sem site e o que fazer quando o arquivo quase não diminui.

Por que o PDF fica tão grande

Um PDF só com texto costuma ter poucos kilobytes por página. O peso quase sempre vem de imagens:

• Páginas escaneadas: cada página é uma foto, muitas vezes em resolução alta e colorida.
• Fotos do celular: uma foto comum tem vários megabytes; dez fotos viram um PDF enorme.
• Imagens repetidas e fontes completas: alguns programas gravam o mesmo logotipo em cada página ou incorporam fontes inteiras.

A compressão reduz a resolução e a qualidade das imagens internas e limpa dados que não aparecem na página. O texto digital não é transformado em imagem, então continua nítido e selecionável.

Qual nível de compressão escolher

Nível	Quando usar	O que esperar
Leve	Documento que ainda vai ser impresso	Redução menor, imagens quase iguais ao original
Recomendada	E-mail, WhatsApp, portais e leitura na tela	Bom equilíbrio; texto nítido e imagens boas para tela
Máxima	Quando precisa do menor arquivo possível	Imagens mais simples; confira letras pequenas e carimbos

Quanto o arquivo diminui depende do conteúdo. PDFs escaneados e com fotos costumam cair bastante; PDFs só de texto mudam pouco, porque já são leves.

Passo a passo no computador

1. Abra o Comprimir PDF.
2. Arraste o arquivo para Arraste seus arquivos aqui ou clique em Escolher arquivos. Pode enviar vários; cada um é comprimido separadamente.
3. Em Compressão, escolha Leve, Recomendada ou Máxima.
4. Clique em Comprimir PDF.
5. Clique em Baixar arquivo (ou Baixar tudo (.zip), se enviou vários) e abra o resultado para conferir a leitura.

Passo a passo no celular

1. No navegador do celular, abra o Comprimir PDF.
2. Toque em Escolher arquivos e selecione o PDF em Downloads (Android) ou no app Arquivos (iPhone).
3. Escolha o nível e toque em Comprimir PDF.
4. Toque em Baixar arquivo. Para mandar pelo WhatsApp, anexe como Documento, e não como foto.

Preciso de um tamanho exato (1, 2, 5 ou 10 MB)

Portais de tribunais, inscrições de concursos e sistemas de RH costumam ter um limite fixo por arquivo. Para não ficar tentando nível por nível:

1. Abra o Comprimir PDF para tamanho exato.
2. Escolha o tamanho máximo: 1 MB, 2 MB, 3 MB, 5 MB, 10 MB ou Outro.
3. Clique em Comprimir até o tamanho. A ferramenta procura a melhor qualidade que ainda cabe na meta.

Se o arquivo já estiver abaixo da meta, ele é mantido como está. Em casos extremos, como centenas de páginas escaneadas para caber em 1 MB, a ferramenta pode transformar as páginas em imagem para alcançar o tamanho; aí o texto deixa de ser selecionável. Essa compressão é uma ferramenta pesada: no grátis, conta no limite de 3 por dia. Veja também o guia como diminuir um PDF para o PJe ou para concursos.

Alternativas sem site

• Word e LibreOffice: se o PDF ainda vai ser gerado, use Salvar como > PDF e escolha a opção de tamanho mínimo ou publicação online. Também ajuda reduzir as imagens no documento antes de exportar.
• Mac, Pré-Visualização: Arquivo > Exportar e, em Filtro Quartz, Reduzir Tamanho do Arquivo. Reduz bastante, mas às vezes deixa as imagens borradas demais.
• Na hora de escanear: 150 a 200 dpi em tons de cinza costumam bastar para leitura na tela e geram arquivos bem menores que 300 dpi colorido. Se o documento vai ser guardado como cópia oficial, siga a resolução que a norma ou o órgão pedir.

Diminuir PDF para e-mail, WhatsApp e portais

• E-mail: os provedores limitam o tamanho total dos anexos, e o limite do destinatário pode ser menor que o seu. Para não arriscar, mantenha o anexo bem abaixo do limite informado pelo seu provedor e prefira um PDF único comprimido a vários arquivos soltos.
• WhatsApp: o problema raramente é o limite, e sim a pessoa conseguir abrir no celular. Um PDF menor abre mais rápido e gasta menos dados. Envie como Documento.
• Portais do governo, tribunais e concursos: têm limites fixos por arquivo. Use o tamanho exato com a meta informada na página do sistema, de preferência com uma folga de 10%.
• Arquivo pessoal: não comprima a cópia que você guarda. Mantenha o original e use a versão comprimida só para enviar.

Problemas comuns

O PDF quase não diminuiu

Provavelmente ele já é leve e só tem texto. Nesse caso, compressão não resolve; o que ajuda é tirar páginas que ninguém pediu com o Remover páginas ou dividir o documento com o Dividir PDF.

Ficou ilegível depois da compressão máxima

Volte ao arquivo original e comprima na Recomendada. Evite comprimir um arquivo já comprimido: cada passada perde qualidade sem ganhar muito em tamanho.

O arquivo continua acima do limite

1. Remova capas, versos em branco e anexos repetidos.
2. Use o tamanho exato com a meta do sistema.
3. Divida em partes com Por intervalos, como 1-40, 41-80, 81-, e envie cada uma. Veja como separar páginas de um PDF.

O PDF tem senha

Arquivos protegidos podem falhar na compressão. Se o documento é seu, remova a proteção com o Desbloquear PDF, comprima e, se quiser, proteja de novo com o Proteger PDF.

O sistema pede PDF/A

Comprima primeiro e converta por último com o PDF para PDF/A, conferindo o tamanho final. Saiba mais em o que é PDF/A.

Segurança e limites

O arquivo vai por conexão criptografada, é usado só para a compressão e é apagado do servidor em até 1 hora. No grátis, cada arquivo pode ter até 50 MB e dá para enviar 10 por vez; no Pro, até 2 GB e 200 arquivos.

Resumo

• Comece pela Recomendada e confira a leitura.
• Precisa caber num limite? Use o tamanho exato.
• Sempre comprima a partir do original, não de uma cópia já comprimida.
• Se não couber, tire páginas e divida.