O que é PDF/A e quando ele é exigido

Resposta rápida: PDF/A é a versão do PDF feita para arquivamento de longo prazo (norma ISO 19005): fontes incorporadas, cores padronizadas, sem senha e sem dependências externas, para o documento abrir igual daqui a muitos anos. Ele é pedido por alguns sistemas de tribunais e órgãos públicos, e o Decreto 10.278/2020 o indica como formato de arquivo para textos digitalizados. Para converter, use o PDF para PDF/A e escolha a versão pedida.

O que muda num PDF/A

Um PDF comum pode depender de fontes instaladas no computador, ter senha, scripts ou links para conteúdo externo. Tudo isso pode fazer o documento abrir diferente ou nem abrir no futuro. O PDF/A proíbe ou controla esses recursos:

• Fontes incorporadas: o arquivo carrega as fontes que usa.
• Cores definidas de forma padronizada: com perfil de cor embutido.
• Sem conteúdo externo: nada de fontes ou imagens buscadas fora do arquivo.
• Sem recursos dinâmicos: sem JavaScript, áudio ou vídeo.
• Sem criptografia: PDF/A não aceita senha.
• Metadados: título, autor e datas gravados num padrão legível por sistemas de arquivo.

PDF/A-1b, 2b e 3b: qual escolher

Versão	Características	Quando usar
PDF/A-1b	A mais antiga e restrita; não permite transparência	Quando o sistema pede expressamente a 1 ou 1b
PDF/A-2b	Permite transparência, camadas e compressão de imagem mais eficiente	Escolha padrão quando o sistema só diz "PDF/A"
PDF/A-3b	Igual à 2b, mas aceita anexar outros arquivos (como XML ou planilhas)	Quando precisa levar anexos dentro do PDF

A letra b (basic) indica conformidade visual: garante que a aparência seja preservada. Existem níveis "a" (acessível) e "u" (texto em Unicode), menos pedidos no dia a dia.

Quando o PDF/A é exigido

Processo eletrônico e órgãos públicos

Na Justiça do Trabalho, a Resolução CSJT 185/2017 (art. 12, § 1º) determina que as petições iniciais e incidentais sejam anexadas ao PJe-JT em PDF/A, como explica a orientação do TRT da 12ª Região. Fora dela, alguns tribunais, juntas comerciais e órgãos públicos também exigem ou recomendam PDF/A nos seus sistemas. As regras variam de um sistema para outro e mudam com o tempo; por isso, confira sempre as instruções oficiais da página onde vai enviar o arquivo, incluindo versão, tamanho máximo e se o PDF precisa ser pesquisável.

Digitalização de documentos com valor legal (Decreto 10.278/2020)

O Decreto 10.278/2020 regulamenta a digitalização de documentos para que a cópia digital se equipare ao documento físico (Lei 13.874/2019, art. 3º, X). O Anexo I traz os padrões técnicos mínimos:

Documento	Resolução mínima	Cor	Formato
Texto impresso sem ilustração, preto e branco	300 dpi	Monocromático	PDF/A
Texto impresso com ilustração, preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	PDF/A
Texto impresso com ilustração e cores	300 dpi	RGB (colorido)	PDF/A
Texto manuscrito	300 dpi	Escala de cinza ou RGB	PDF/A
Fotografias e cartazes	300 dpi	RGB	PNG
Plantas e mapas	600 dpi	Monocromático	PNG

O decreto também pede que, se houver compressão, ela seja sem perda, e lista metadados mínimos no Anexo II (como assunto, autor, data e local da digitalização, responsável, título, tipo documental e o hash da imagem). Para documentos apresentados a órgãos públicos, exige ainda assinatura digital ICP-Brasil de quem digitalizou (art. 5º). Entre particulares, vale o meio de comprovação combinado entre as partes (art. 6º). Explicamos o processo completo em como digitalizar documentos da empresa com validade.

Atenção: isso é diferente de enviar um PDF a um sistema de protocolo. Para envio, valem as regras de tamanho do sistema, que muitas vezes obrigam a comprimir. Para guarda com valor de original, valem os 300 dpi e a compressão sem perda do decreto.

Como converter PDF para PDF/A

1. Abra o PDF para PDF/A.
2. Arraste o arquivo para Arraste seus arquivos aqui ou clique em Escolher arquivos. Dá para enviar vários.
3. Em Versão, escolha PDF/A-1b, PDF/A-2b ou PDF/A-3b.
4. Clique em Converter para PDF/A e depois em Baixar arquivo.

Se o documento é escaneado e o sistema pede texto pesquisável, faça antes o OCR em PDF e use Continuar com este arquivo para converter o resultado.

A ordem certa das etapas

1. Junte os documentos com o Unir PDF, se forem num arquivo só.
2. Remova a senha, se houver, com o Desbloquear PDF (apenas em documentos seus).
3. Faça o OCR, se precisar de texto pesquisável.
4. Comprima com o Comprimir PDF, se houver limite de tamanho.
5. Converta para PDF/A por último. Qualquer edição depois pode tirar o arquivo do padrão.

PDF/A, PDF comum e PDF assinado: qual a diferença

	PDF comum	PDF/A	PDF assinado digitalmente
Objetivo	Compartilhar e imprimir	Preservar a aparência por longo prazo	Comprovar autoria e integridade
Fontes	Podem depender do computador	Sempre incorporadas	Depende do arquivo de origem
Senha	Permitida	Não permitida	Permitida, mas costuma atrapalhar sistemas
Pode editar depois?	Sim	Pode sair do padrão	Qualquer alteração invalida a assinatura

Os três podem se combinar: um documento pode estar em PDF/A e, depois, ser assinado digitalmente com certificado, desde que a ferramenta de assinatura preserve o padrão. Por isso a regra prática é converter para PDF/A antes de assinar.

Problemas comuns

O sistema recusou o arquivo mesmo depois de converter

Confira se a versão escolhida é a pedida (alguns sistemas só aceitam 1b) e se o arquivo não foi editado ou assinado depois da conversão por um programa que altera o padrão.

O PDF/A ficou maior que o original

A incorporação de fontes e do perfil de cor aumenta um pouco o tamanho. Comprima antes de converter e confira o tamanho final.

O arquivo tem senha

PDF/A não aceita criptografia. Remova a senha antes, se você tiver direito, e não proteja o arquivo depois.

Assinei o PDF e depois converti

A conversão altera o arquivo e invalida assinaturas digitais feitas antes. Converta primeiro e assine depois, com uma ferramenta que preserve o padrão.

Limites

A conversão para PDF/A é uma ferramenta pesada: no plano grátis, até 3 vezes por dia, com arquivos de até 50 MB. No Pro, sem limite diário e com arquivos de até 2 GB. Os arquivos são apagados do servidor em até 1 hora.