Como fazer certificados em lote a partir de uma planilha

Emitir certificado um por um, trocando o nome no editor de texto e salvando em PDF, é viável para cinco pessoas. Para cinquenta, vira uma tarde inteira e quase sempre sobra um nome errado. A forma prática é a mala direta: um modelo com os campos variáveis e uma planilha com uma linha por participante.

1. Organize a planilha

A planilha é a parte mais importante, porque qualquer erro nela vai parar no certificado.

• Na primeira linha, coloque os títulos das colunas, como nome, curso, carga_horaria e data.
• Uma pessoa por linha, sem linhas em branco no meio.
• Escreva os nomes como devem aparecer, com acentos e maiúsculas certas. Se os dados vieram de um formulário de inscrição, revise: é comum encontrar nomes todos em minúsculas ou com espaços sobrando.
• Se a data e a carga horária forem iguais para todos, você pode escrevê-las direto no modelo em vez de usar colunas.

2. Gere os certificados

1. Abra o Certificados e documentos em lote.
2. Escolha o modelo e personalize o texto do certificado.
3. Carregue a planilha e indique quais colunas entram em cada parte do texto.
4. Confira o primeiro certificado: veja se nomes longos cabem na linha e se as datas aparecem no formato certo.
5. Gere o lote e baixe os PDFs.

A planilha é lida no seu navegador e não é enviada para o servidor. Com o perfil da empresa preenchido na conta, nome e logo da instituição entram automaticamente.

Já tem o certificado pronto no Word?

Se a arte do certificado já existe em um arquivo .docx, use a Mala direta com modelo do Word. Escreva {{nome}} e os outros campos exatamente como os títulos das colunas da planilha, envie o modelo e a planilha juntos e escolha entre um PDF por pessoa ou todos em um único PDF para imprimir. No plano grátis, essa ferramenta aceita até 10 linhas por vez e 3 usos por dia.

O que um certificado costuma ter

• Nome completo do participante.
• Nome do curso, evento ou atividade.
• Carga horária e período ou data de realização.
• Nome da instituição ou de quem promoveu.
• Local, data de emissão e assinatura do responsável.

Um certificado registra a participação no que a sua instituição ofereceu. Se o curso precisa de reconhecimento oficial, as regras são do MEC ou do órgão da área, e não dependem do modelo do documento.

Assinatura e envio

Para assinar sem imprimir, aplique a sua assinatura em um certificado no Editar e assinar PDF, ou já inclua a imagem da assinatura no modelo antes de gerar o lote. Para mandar por e-mail, um PDF por pessoa é mais prático; para entregar impresso em uma cerimônia, junte tudo em um arquivo e imprima de uma vez.

Se o evento também precisa de crachás, use a mesma planilha no Crachás e carteirinhas em lote.