Como digitalizar documentos da empresa com validade
Desde 2019, documento digitalizado conforme o regulamento vale como o físico. Mas há regras: integridade, padrões técnicos, metadados e, em alguns casos, certificado ICP-Brasil.
Resposta curta: a Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) garantiu o direito de arquivar documentos em meio digital, com equiparação ao documento físico, "conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento". Esse regulamento é o Decreto 10.278/2020. Entre particulares, vale qualquer meio de comprovar autoria e integridade que as partes aceitem. Para valer perante o poder público, o documento digitalizado precisa de assinatura com certificado ICP-Brasil, seguir padrões mínimos (como 300 dpi e formato PDF/A) e ter metadados. Feito isso, o papel pode ser descartado, salvo se tiver valor histórico.
A base legal
Lei 13.874/2019, art. 3º, X
Entre os direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, está o de "arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento", hipótese em que ele se equipara ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.
Decreto 10.278/2020
O decreto regulamenta essa regra e a Lei 12.682/2012. Os pontos principais:
- Art. 4º: a digitalização deve garantir integridade e confiabilidade, rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos, padrões técnicos de qualidade e legibilidade, confidencialidade quando aplicável e interoperabilidade.
- Art. 5º: para se equiparar ao físico perante pessoa jurídica de direito público, o documento digitalizado deve ser assinado com certificado ICP-Brasil, seguir os padrões técnicos do Anexo I e conter os metadados do Anexo II.
- Art. 6º: em documentos que envolvem só particulares, qualquer meio de comprovação de autoria, integridade e, se necessário, confidencialidade é válido, desde que escolhido de comum acordo ou aceito por quem receberá o documento. Sem acordo prévio, aplica-se o art. 5º.
- Art. 8º: a digitalização pode ser feita pelo próprio possuidor ou por terceiros, mas a responsabilidade pela conformidade é do possuidor.
- Art. 9º: depois da digitalização conforme o decreto, o documento físico pode ser descartado, salvo se tiver valor histórico.
- Art. 10: o armazenamento deve proteger contra alteração, destruição e acesso não autorizado, e indexar metadados para localizar o documento e conferir o processo.
- Art. 11: documentos sem valor histórico devem ser preservados, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Padrões técnicos mínimos (Anexo I)
O Anexo I do decreto traz uma tabela por tipo de documento. Para os casos mais comuns de escritório:
| Documento | Resolução mínima | Cor | Formato |
|---|---|---|---|
| Texto impresso sem ilustração, preto e branco | 300 dpi | Monocromático | PDF/A |
| Texto impresso com ilustração, preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | PDF/A |
| Texto impresso com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | PDF/A |
| Texto manuscrito, preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | PDF/A |
O anexo tem outras linhas, para fotografias, plantas e mapas, por exemplo. Consulte o texto oficial se a sua empresa digitaliza esse tipo de material.
O PDF/A é a versão do PDF feita para arquivamento de longo prazo: embute fontes e proíbe recursos que dependem de algo externo. Saiba mais no guia o que é PDF/A.
Passo a passo de um processo de digitalização
- Faça o inventário. Separe o que precisa ser digitalizado, o que pode ser descartado direto (já venceu o prazo de guarda) e o que tem valor histórico e deve ser mantido em papel. Veja por quanto tempo guardar documentos da empresa.
- Defina o padrão de nomes e pastas. Exemplo: AAAA-MM_tipo_parte_numero.pdf. Isso é parte da "indexação" que o decreto pede.
- Digitalize a 300 dpi, no modo de cor indicado na tabela. Em scanner, configure; no celular, use uma ferramenta que recorte e corrija a perspectiva, como o Escanear documento, e confira a nitidez.
- Reconheça o texto. Passe pelo OCR em PDF para que o arquivo seja pesquisável. Não é exigência do decreto, mas facilita muito encontrar documentos depois.
- Converta para PDF/A com o PDF para PDF/A. A versão PDF/A-2b é uma escolha comum.
- Garanta autoria e integridade. Para uso perante órgãos públicos, assine com certificado ICP-Brasil. Entre particulares, combine com a outra parte o meio aceito (assinatura eletrônica, hash registrado, plataforma de gestão).
- Registre os metadados mínimos do Anexo II num sistema ou planilha de controle. Para todos os documentos, eles são: assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, tipo documental e o hash (checksum) da imagem, que permite verificar a integridade.
- Armazene com cópia de segurança e controle de acesso.
- Só então descarte o papel, se não tiver valor histórico e se nenhuma regra específica exigir o original.
Scanner ou celular?
| Scanner de mesa ou multifuncional | Celular com app ou navegador | |
|---|---|---|
| Resolução | Configurável (300 dpi ou mais) | Depende da câmera e da distância; confira a nitidez |
| Volume | Melhor para lotes grandes, principalmente com alimentador automático | Melhor para poucos documentos e para quem está fora do escritório |
| Qualidade | Iluminação uniforme, sem distorção | Exige boa luz, superfície plana e correção de perspectiva |
| Custo | Equipamento | Nenhum, se você já tem o celular |
Para um acervo grande, o scanner com alimentador costuma valer a pena. Para o dia a dia, como digitalizar um contrato assinado ou um comprovante, o celular resolve, desde que a imagem fique nítida e bem recortada.
Como planejar um projeto de digitalização
- Comece pelo que é consultado com frequência (contratos ativos, documentos de funcionários atuais) e pelo que ocupa mais espaço.
- Faça um piloto com uma caixa de documentos para medir o tempo real de preparo (tirar grampos, desamassar), digitalização, conferência e indexação.
- Defina responsáveis: o decreto diz que a responsabilidade pela conformidade é do possuidor do documento, mesmo quando um terceiro digitaliza.
- Documente o procedimento num roteiro curto. É o que demonstra a rastreabilidade e a auditabilidade pedidas no art. 4º.
Quando ainda vale guardar o papel
- Documentos com valor histórico (art. 9º do decreto).
- Quando a outra parte de um documento entre particulares não aceitou outro meio de comprovação e você não tem certificado ICP-Brasil.
- Quando uma norma específica do seu setor exige o original ou define regras próprias.
- Títulos de crédito e documentos cuja circulação depende do papel original.
OCR e PDF/A: em que ordem?
Faça o OCR antes de converter para PDF/A. Assim, a camada de texto reconhecida vai junto para o arquivo de arquivamento. Depois da conversão, abra o PDF, teste a busca por uma palavra e confira se as páginas continuam nítidas. Se o arquivo final ficar grande demais para o sistema onde será guardado, comprima com moderação e repita a conferência de legibilidade: um documento ilegível não cumpre o padrão de qualidade que o decreto exige, por menor que seja o arquivo.
Erros comuns
- Fotos de celular tortas e com sombra, sem recorte e abaixo da resolução mínima.
- Salvar em JPG solto, um arquivo por página, sem padrão de nome.
- Comprimir demais para economizar espaço e perder legibilidade. Comprima com moderação e confira.
- Descartar o papel antes de concluir o processo (assinatura, metadados, cópia de segurança).
- Achar que basta escanear: sem integridade e rastreabilidade, a cópia digital pode ser contestada.
Ferramentas para montar o fluxo
No Convertajá, o Escanear documento roda no navegador do celular: você fotografa, recorta, aplica o filtro de documento e baixa um PDF. Depois, encadeie OCR, Unir PDF e PDF/A. Escritórios contábeis encontram um kit pronto em Convertajá para contadores.
Este texto é informativo e não substitui a orientação de um advogado, contador ou arquivista para o seu caso.
Perguntas frequentes
Documento digitalizado tem a mesma validade do original?
Sim, se a digitalização seguir o Decreto 10.278/2020. Perante órgãos públicos, exige certificado ICP-Brasil, padrões técnicos e metadados. Entre particulares, vale o meio que as partes aceitarem.
Posso jogar fora o papel depois de digitalizar?
Pelo art. 9º do decreto, sim, depois de concluída a digitalização conforme as regras, exceto documentos com valor histórico ou casos em que outra norma exija o original.
Qual resolução usar para digitalizar?
O Anexo I do Decreto 10.278/2020 indica 300 dpi como mínimo para textos impressos e manuscritos, em PDF/A.
Preciso de certificado digital para digitalizar?
Para o documento valer como original perante o poder público, sim (art. 5º). Entre particulares, outro meio de comprovação aceito pelas partes também vale (art. 6º).