Como abrir o XML da nota fiscal e imprimir o DANFE

Resposta rápida: para transformar o XML da nota fiscal em DANFE, abra o XML da NF-e para PDF, envie o arquivo .xml (ou vários, ou um ZIP), escolha DANFE A4 ou Simplificado 10×15 (etiqueta) e clique em Gerar DANFE. O PDF sai pronto para imprimir. A validade da nota continua sendo do XML autorizado, conferido pela chave de acesso.

Este guia explica por que o XML não abre direito, o passo a passo no computador e no celular, como gerar dezenas de DANFEs de uma vez, como levar as notas para o Excel e os erros mais comuns.

XML, NF-e e DANFE: o que é cada um

• NF-e é a nota fiscal eletrônica. Ela existe como um arquivo XML, assinado digitalmente pelo emitente e autorizado pela SEFAZ.
• DANFE é o Documento Auxiliar da NF-e: a versão impressa, com os mesmos dados organizados para pessoas lerem e com a chave de acesso em código de barras.

Por isso, o fornecedor às vezes manda só o XML. Ao abrir com dois cliques, o computador mostra um texto cheio de marcações, porque o XML foi feito para sistemas. Para ler e imprimir, é preciso gerar o DANFE. Entenda a diferença em detalhes em o que é DANFE e qual a diferença para a NF-e.

Passo a passo no computador

1. Salve o XML no computador. Se veio por e-mail, baixe o anexo .xml (ou o .zip com as notas).
2. Abra o XML da NF-e para PDF.
3. Arraste os arquivos para Arraste seus arquivos aqui ou clique em Escolher arquivos. Aceita XML de NF-e (modelo 55) e de NFC-e (modelo 65), soltos ou em ZIP.
4. Em Modelo, escolha DANFE A4 para arquivo e conferência, ou Simplificado 10×15 (etiqueta) para impressora térmica.
5. Com várias notas, marque Juntar todas as notas em um único PDF para imprimir tudo de uma vez. Sem marcar, cada nota vira um PDF.
6. Clique em Gerar DANFE e depois em Baixar arquivo ou Baixar tudo (.zip).

Passo a passo no celular

1. No app de e-mail, toque no anexo .xml e salve no aparelho (no iPhone, em Salvar em Arquivos).
2. Abra o XML da NF-e para PDF no navegador e toque em Escolher arquivos.
3. Selecione o XML, escolha o modelo e toque em Gerar DANFE.
4. Toque em Baixar arquivo. Dá para imprimir pelo celular, se a impressora estiver na mesma rede, ou mandar o PDF por WhatsApp.

DANFE A4 ou simplificado (etiqueta)?

O DANFE A4 é o formato completo, com todos os itens e impostos. O DANFE simplificado em formato de etiqueta resume os dados principais e é usado por quem vende pela internet e cola a nota na embalagem junto com a etiqueta de envio. Há regras sobre quando o simplificado pode ser usado; veja DANFE simplificado: o que é e quem pode usar. Para recortar etiquetas de envio que vieram em folha A4, use o Recortar etiqueta de envio.

O DANFE impresso tem validade?

O DANFE gerado a partir do XML mostra os mesmos dados da nota e serve para conferir, arquivar e acompanhar a mercadoria. O documento fiscal em si é o XML autorizado. Para saber se uma nota existe, está autorizada e não foi cancelada, consulte a chave de acesso de 44 dígitos no Portal Nacional da NF-e ou no site da SEFAZ do estado do emitente. O Convertajá não emite, não valida e não consulta notas na SEFAZ.

Guarde sempre os XMLs originais, e não só os PDFs. Por quanto tempo guardar, veja prazo de guarda de documentos da empresa.

Muitas notas: leve para o Excel

Para conferir valores, conciliar com o financeiro ou mandar ao contador, a planilha é mais útil que o PDF. No Notas fiscais (XML) para Excel, envie dezenas de XMLs ou um ZIP com as notas do mês e clique em Gerar planilha. O arquivo sai com três abas:

• Notas: uma linha por nota, com emitente, destinatário, datas e totais;
• Itens: uma linha por produto, com quantidades, valores e impostos;
• Por CFOP: totais agrupados por código fiscal de operação.

No grátis, cabem até 10 XMLs por vez; no Pro, até 200.

Juntar DANFEs com outros documentos

Para prestação de contas ou reembolso, gere o PDF dos DANFEs e use Continuar com este arquivo > Unir PDF para acrescentar comprovantes e relatório. Se ficar grande, comprima; veja como diminuir o tamanho de um PDF.

O que conferir no DANFE gerado

Antes de imprimir ou lançar a nota, vale uma conferência rápida:

• Chave de acesso: 44 dígitos, com o código de barras logo acima. É ela que você usa para consultar a nota no portal.
• Emitente e destinatário: razão social e CNPJ ou CPF corretos. Uma nota emitida para o CNPJ errado precisa ser corrigida pelo emitente.
• Número, série e data de emissão: úteis para localizar a nota no sistema do fornecedor.
• Produtos, quantidades e valores: batem com o pedido e com o que chegou?
• Natureza da operação e CFOP: venda, remessa, devolução, bonificação. Diferenças aqui costumam ter efeito fiscal; em caso de dúvida, consulte o contador.
• Protocolo de autorização: indica que a SEFAZ autorizou a nota. Mesmo assim, confirme na consulta pela chave se ela não foi cancelada depois.

Problemas comuns

Enviei o arquivo e deu erro de formato

Confira se é mesmo o XML da nota. Se você só tem um PDF, ele já é o DANFE. Arquivos .xml de outros sistemas (boletos, NFS-e de prefeitura) não seguem o padrão da NF-e.

O XML é de cancelamento ou carta de correção

Esses arquivos são eventos, não a nota. Procure o XML da nota autorizada: ele começa com a marcação nfeProc, enquanto o de evento traz procEventoNFe.

O ZIP tem pastas e outros arquivos

A ferramenta procura os XMLs dentro do ZIP. Se houver muitos arquivos que não são notas, separe só os XMLs para evitar confusão.

Recebi a nota de serviço (NFS-e)

A NFS-e é emitida pela prefeitura ou pelo emissor nacional e tem outro leiaute. O PDF dela deve ser baixado no próprio portal onde foi emitida.

Quero saber se a nota foi cancelada

O DANFE gerado não mostra eventos posteriores. Consulte a chave de acesso no portal da NF-e ou na SEFAZ.

Privacidade

XMLs têm dados de clientes e fornecedores. Eles vão por conexão criptografada, são processados só para gerar o PDF ou a planilha e são apagados do servidor em até 1 hora.