Como separar os holerites de um PDF único?

Use o Dividir PDF: escolha Cada página se cada holerite tem uma página, ou Por intervalos (ex.: 1, 2-3, 4) se alguns têm duas. O resultado vem em um ZIP.

Posso colocar uma senha diferente em cada holerite?

Sim. No Proteger PDF, a senha vale para todos os arquivos enviados juntos; para senhas individuais, proteja um arquivo por vez.

Enviar holerite por e-mail é permitido?

A forma de entrega costuma ser definida pela política da empresa e por acordo ou convenção coletiva. Seja qual for o canal, a LGPD (art. 46) exige medidas de segurança para proteger os dados.

O depósito do salário vale como recibo?

Segundo o parágrafo único do art. 464 da CLT, o comprovante de depósito em conta aberta para esse fim, em nome do empregado e com o consentimento dele, tem força de recibo.

Como separar e enviar holerites em PDF para cada funcionário

Resposta curta: para enviar holerites individuais, divida o PDF da folha em um arquivo por funcionário (com o Dividir PDF, por página ou por intervalos), renomeie cada arquivo com o nome da pessoa, proteja cada um com uma senha individual (com o Proteger PDF) e envie pelo canal combinado, passando a senha por outro meio. Holerite tem dados pessoais e salariais, e a LGPD exige medidas de segurança para protegê-los (art. 46). Nunca envie o PDF completo da folha para um grupo ou para a pessoa errada.

Por que vale o cuidado

Um holerite traz nome, CPF, cargo, salário, descontos, às vezes dados bancários e informações de saúde (como afastamentos). A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) diz, no art. 46, que os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de perda, alteração ou comunicação indevida.

Na prática, os incidentes mais comuns com holerites não são ataques sofisticados, e sim erros simples: mandar o arquivo da folha inteira para um funcionário, anexar o holerite de uma pessoa no e-mail de outra, enviar para um grupo de mensagens. O processo abaixo foi pensado para evitar exatamente esses erros.

O que diz a CLT sobre o recibo de salário

A CLT, no art. 464, determina que o pagamento do salário seja feito contra recibo assinado pelo empregado. O parágrafo único acrescenta que tem força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária aberta para esse fim em nome do empregado, com o consentimento dele. O demonstrativo de pagamento (holerite ou contracheque) é o documento que detalha esse pagamento.

A forma de entregar o holerite (papel, e-mail, portal, aplicativo) e de colher eventual ciência do funcionário costuma ser definida pela política da empresa, por acordo ou convenção coletiva. Confirme com o jurídico ou o contador qual é a regra no seu caso. Este guia trata da parte prática: separar e proteger os arquivos.

Passo a passo

1. Exporte a folha em PDF

No sistema de folha, gere o PDF dos demonstrativos do mês. Antes de dividir, abra o arquivo e responda:

Cada holerite ocupa exatamente uma página? Ou alguns ocupam duas?
Há uma página de resumo ou capa no início ou no fim?
Os funcionários estão em ordem alfabética ou por matrícula?

2. Divida o PDF

Abra o Dividir PDF e envie o arquivo da folha.

Se cada holerite ocupa uma página, escolha Cada página.
Se alguns ocupam duas páginas, escolha Por intervalos e escreva os grupos, por exemplo: 1, 2-3, 4, 5-6. Cada grupo vira um arquivo.
Se houver uma página de resumo que não deve ir para ninguém, deixe-a de fora dos intervalos ou apague antes com a ferramenta Remover páginas.

Clique em Dividir PDF. Quando há mais de um arquivo, o download vem em um ZIP. O guia como separar páginas de um PDF mostra a sintaxe dos intervalos com mais exemplos.

3. Renomeie cada arquivo

Os arquivos saem numerados. Renomeie com um padrão que identifique pessoa e competência, por exemplo: 2026-09_Holerite_Maria-Silva.pdf. Abra cada um ao renomear: essa conferência visual é o que impede a troca de arquivos entre funcionários.

4. Proteja cada holerite com senha

No Proteger PDF, envie o arquivo, escreva a senha e escolha o que quem abrir pode fazer (imprimir, copiar o texto, editar). O arquivo é criptografado com AES de 256 bits.

Importante: a ferramenta aplica a mesma senha a todos os arquivos enviados de uma vez. Se cada funcionário terá uma senha diferente, proteja um arquivo por vez. Se a empresa adotar uma senha única para todos, tenha em mente que qualquer colega que receba o arquivo errado conseguirá abri-lo.

Que senha usar?

Opção	Prós	Contras
Parte do CPF (ex.: 6 primeiros dígitos)	Fácil de lembrar, sem combinar nada	Quem conhece o CPF da pessoa abre o arquivo
Senha combinada na admissão, entregue pessoalmente	Mais segura	Exige controle e um processo para quem esquece
Data de nascimento	Fácil de lembrar	Fácil de descobrir; pouco recomendada

Seja qual for a escolha, informe a regra da senha por um canal diferente do usado para mandar o arquivo. O guia como colocar senha em PDF traz mais detalhes sobre permissões.

5. Envie e registre

Use o e-mail corporativo ou o canal oficial da empresa, nunca grupos.
Confira o destinatário antes de enviar. Um contato com nome parecido é a causa clássica de vazamento.
Guarde um registro de envio (data e destinatário) junto com a folha do mês.

E no celular do funcionário?

PDFs protegidos com senha abrem normalmente no celular: o leitor do Android, o app Arquivos do iPhone e os aplicativos de PDF mais comuns pedem a senha ao abrir. Vale incluir, no primeiro envio, uma orientação curta explicando a regra da senha e o que fazer se ela não funcionar, com um contato do RH para dúvidas.

E se eu precisar só do holerite de uma pessoa?

Use o Extrair páginas: informe a página (ou as páginas) daquela pessoa e baixe um PDF novo só com ela. O arquivo original continua intacto.

Exemplo prático

Uma empresa com 8 funcionários recebe do contador um PDF de 10 páginas: uma capa com o resumo da folha, 7 holerites de uma página e 1 holerite de duas páginas (o último).

No Dividir PDF, a analista escolhe Por intervalos e escreve: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9-10. A capa (página 1) fica de fora.
Baixa o ZIP com 8 arquivos e renomeia cada um com o nome da pessoa, conferindo o conteúdo.
Protege um por vez no Proteger PDF, com a senha individual combinada na admissão.
Envia pelo e-mail corporativo e anota a data de envio na planilha da folha.

Privacidade no processamento

O Dividir PDF e o Proteger PDF processam os arquivos no servidor do Convertajá, por conexão criptografada, e os apagam automaticamente em até 1 hora. No plano grátis, cada arquivo pode ter até 50 MB. Se a empresa gera muitos documentos por mês, o plano Empresas permite que a equipe use as ferramentas com o mesmo perfil da empresa; veja os planos na página de preços.

Para documentos que precisam circular sem dados pessoais (por exemplo, uma amostra de holerite para treinamento), use o Anonimizar documento, que cobre de vez CPF, RG, e-mails e outros dados.

Checklist do envio mensal

Conferi se o PDF da folha está completo e se há capa ou resumo?
Dividi respeitando os holerites com mais de uma página?
Renomeei cada arquivo conferindo o conteúdo?
Protegi com senha e informei a regra por outro canal?
Conferi cada destinatário antes de enviar?
Arquivei a folha e o registro de envio pelo prazo adequado?

Erros comuns

Enviar o PDF completo "só para conferir". Mesmo para um gestor, envie só o necessário.
Usar a mesma senha fraca para todos. Ela vira um segredo coletivo.
Dividir "cada página" quando há holerites de duas páginas. A segunda página vira outro arquivo e se perde.
Mandar a senha no mesmo e-mail do arquivo. Isso anula a proteção.
Apagar a folha logo depois do envio. Documentos trabalhistas devem ser guardados; veja por quanto tempo guardar documentos da empresa.

Comece pelo Dividir PDF. Outras ferramentas para a rotina de pessoal estão em soluções para RH e departamento pessoal.