Por quanto tempo guardar documentos da empresa

Resposta curta: a lei não traz uma tabela única de prazos. O princípio é o do Código Civil (art. 1.194) e do Código Tributário Nacional (art. 195, parágrafo único): livros e documentos devem ser guardados enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência dos direitos ligados a eles. Para tributos, o prazo do fisco é de 5 anos, contado de formas diferentes conforme o caso (CTN, arts. 150, 173 e 174). Para créditos trabalhistas, o empregado pode cobrar os últimos 5 anos, até 2 anos após o fim do contrato (CLT, art. 11). Na prática, muitos escritórios adotam margem de segurança maior, e a guarda pode ser digital, desde que siga as regras do Decreto 10.278/2020.

Este texto organiza os principais prazos, explica por que "5 anos" quase nunca são exatamente 5 anos corridos a partir da data do documento e mostra como montar um arquivo digital confiável. Os prazos finais para a sua empresa devem ser confirmados com o contador e, nos temas trabalhistas, com o advogado.

O princípio: guardar até a prescrição ou decadência

Dois artigos resumem a lógica:

"O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados." (Código Civil, art. 1.194)

"Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos nêles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram." (CTN, art. 195, parágrafo único)

Para as empresas do Simples Nacional, a Lei Complementar 123/2006 (art. 26, II) repete a ideia: manter em boa ordem e guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos tributos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes.

Prazos tributários: por que 5 anos não são só 5 anos

O CTN tem três regras que se combinam:

• Art. 150, § 4º: nos tributos em que a empresa calcula e paga antes da fiscalização (lançamento por homologação, como ICMS, PIS, Cofins e IRPJ na maioria dos casos), o fisco tem 5 anos a contar do fato gerador para revisar, salvo dolo, fraude ou simulação.
• Art. 173, I: o direito de constituir o crédito tributário se extingue em 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito. Esse é o caso, por exemplo, quando não houve pagamento.
• Art. 174: depois que o crédito é constituído definitivamente, o fisco tem mais 5 anos para cobrá-lo.

Consequência prática: uma nota emitida em março de 2026 pode, dependendo da situação, ser relevante até o fim de 2031 ou mais, se houver autuação, parcelamento ou discussão administrativa ou judicial. Por isso, muitos contadores recomendam contar 5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte e estender a guarda enquanto houver qualquer processo pendente relacionado.

Tabela de referência

A tabela abaixo resume as referências legais mais citadas. Use como ponto de partida para conversar com o seu contador, e não como regra fechada.

Documento	Referência	Orientação prática
XML de NF-e emitidas e recebidas	Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula décima; CTN	Guardar o XML (não só o PDF) pelo prazo da legislação tributária
Livros fiscais e comprovantes de lançamentos	CTN, art. 195, parágrafo único	Até a prescrição dos créditos tributários; em geral, 5 anos contados com as regras do CTN
Escrituração, contratos e correspondência da empresa	Código Civil, art. 1.194	Enquanto não houver prescrição ou decadência dos atos
Documentos de apuração do Simples Nacional	LC 123/2006, art. 26, II	Enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações
Folha, recibos de salário, cartões de ponto	CLT, art. 11	No mínimo, 5 anos do contrato, até 2 anos após o desligamento; muitos escritórios guardam mais
Contratos civis em geral	Código Civil, arts. 205 e 206	Prescrição geral de 10 anos quando a lei não fixa prazo menor; há prazos menores para casos específicos

Documentos previdenciários, de FGTS, de saúde e segurança do trabalho e de áreas reguladas (saúde, alimentos, construção) têm regras próprias, algumas bem mais longas. Se a sua empresa atua nessas áreas, peça ao contador e ao responsável técnico a lista específica.

XML da nota fiscal: o PDF não basta

A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005 obriga o emitente a manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, e a disponibilizá-la ao fisco quando solicitado. O destinatário tem a mesma obrigação. Só quem não é credenciado para emitir NF-e pode, alternativamente, guardar o DANFE.

Ou seja: para a maioria das empresas, guardar só o PDF da nota não cumpre a regra. A diferença entre os dois está em o que é DANFE e qual a diferença para a NF-e. Para conferir e organizar os XMLs do ano, o Notas fiscais (XML) para Excel monta uma planilha com notas, itens e totais por CFOP, e o XML da NF-e para PDF gera o DANFE quando você precisa visualizar.

Posso guardar só em formato digital?

Sim, em muitos casos. A Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), no art. 3º, X, garante o direito de arquivar qualquer documento por meio digital, conforme técnica e requisitos do regulamento, hipótese em que ele se equipara ao documento físico. O regulamento é o Decreto 10.278/2020. Os pontos principais:

• Relações com órgãos públicos (art. 5º): o documento digitalizado deve ser assinado com certificado ICP-Brasil, seguir padrões técnicos mínimos (Anexo I) e conter metadados mínimos (Anexo II).
• Relações entre particulares (art. 6º): vale qualquer meio de comprovação de autoria e integridade escolhido de comum acordo ou aceito por quem recebe o documento. Sem acordo prévio, aplicam-se as regras do art. 5º.
• Descarte do papel (art. 9º): depois de digitalizado conforme o decreto, o documento físico pode ser descartado, salvo se tiver valor histórico.
• Armazenamento (art. 10): deve proteger contra alteração, destruição e acesso não autorizado, com metadados que permitam localizar o documento e conferir o processo de digitalização.
• Preservação (art. 11): documentos digitalizados sem valor histórico devem ser preservados, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição ou decadência.

O Anexo I indica, para textos impressos, resolução mínima de 300 dpi e o formato PDF/A. Veja como converter em o que é PDF/A e quando é exigido e o passo a passo completo em como digitalizar os documentos da empresa.

Como montar um arquivo digital confiável

1. Defina a estrutura de pastas por ano e por tipo: fiscal, trabalhista, contratos, bancário.
2. Padronize os nomes, por exemplo: 2026-03_NF-e_1234_FornecedorX.xml.
3. Digitalize papéis com o Escanear documento ou um scanner, em 300 dpi, e converta para PDF/A no PDF para PDF/A.
4. Guarde em dois lugares (por exemplo, nuvem e cópia local), com controle de acesso.
5. Registre a data de descarte de cada lote. Assim, ninguém apaga cedo demais nem guarda para sempre sem motivo.
6. Revise uma vez por ano o que já pode ser eliminado, com aval do contador.

Documentos com dados pessoais de funcionários e clientes também estão sujeitos à LGPD: guarde só o necessário, pelo tempo necessário, e com segurança. O texto LGPD na prática: anonimizar documentos mostra como reduzir riscos ao compartilhar.

Erros comuns

• Guardar só o DANFE em PDF. Quem emite ou recebe NF-e como contribuinte precisa do XML.
• Contar 5 anos a partir da data do documento. Em vários casos, a contagem começa no ano seguinte e pode ser estendida por processos.
• Descartar documentos de processos em andamento. Enquanto houver discussão, guarde tudo.
• Digitalizar em baixa resolução ou só como foto. Use 300 dpi e PDF/A para documentos de valor.
• Uma única cópia em um único computador. Um defeito no disco apaga anos de arquivo.

Resumo

• Regra geral: guardar até a prescrição ou decadência (Código Civil, art. 1.194; CTN, art. 195).
• Tributos: 5 anos, com contagem pelas regras dos arts. 150, 173 e 174 do CTN.
• NF-e: guardar o XML, emitente e destinatário.
• Trabalhista: 5 anos do contrato, até 2 anos após o fim (CLT, art. 11), no mínimo.
• Guarda digital é possível, seguindo a Lei 13.874/2019 e o Decreto 10.278/2020.

Para começar o arquivo digital, digitalize com o Escanear documento e converta para PDF/A.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação do seu contador ou advogado.