Documentos para admissão: checklist e envio em PDF

Resposta curta: para admitir um empregado com carteira assinada, a empresa precisa, por lei, do CPF (que hoje identifica a Carteira de Trabalho Digital), do exame médico admissional e dos dados para o registro do empregado e o envio ao eSocial. Documentos como RG, comprovante de residência, certidões e dados bancários são pedidos para o cadastro e para conceder benefícios. E há coisas que a empresa não pode exigir, como teste de gravidez.

Abaixo, um checklist separado por categoria e um jeito prático de receber tudo em um único PDF legível.

O que a lei exige

Carteira de Trabalho Digital (CPF)

Desde a Lei 13.874/2019, a CTPS é emitida preferencialmente em meio eletrônico e tem como identificação única o número do CPF (CLT, arts. 14 e 16). O art. 29, § 6º, diz que informar o CPF ao empregador equivale a apresentar a CTPS digital. O empregador tem 5 dias úteis para fazer as anotações de admissão (art. 29, caput), e o trabalhador deve ter acesso a elas em até 48 horas depois da anotação (§ 8º). Na prática, as anotações são feitas pelo eSocial.

Exame médico admissional

O art. 168, I, da CLT torna obrigatório o exame médico na admissão, por conta do empregador. O resultado é registrado no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), conforme as normas regulamentadoras de saúde ocupacional. O exame é pago pela empresa, nunca pelo candidato.

Registro do empregado

O art. 41 da CLT obriga o registro de todos os trabalhadores, em livro, ficha ou sistema eletrônico, com a qualificação civil ou profissional. Os dados cadastrais (nome, data de nascimento, endereço, escolaridade, dependentes etc.) também alimentam o eSocial.

Checklist: o que as empresas costumam pedir

Documento	Para que serve	Observação
CPF	CTPS digital, eSocial, folha	Exigido
Documento de identidade com foto (RG, CNH ou outro)	Confirmar a identidade e preencher o registro	Usual
Comprovante de residência	Endereço do registro; cálculo de vale-transporte	Usual
Título de eleitor	Cadastro	Usual
Certificado de reservista (homens)	Comprovar quitação com o serviço militar	Usual
Certidão de nascimento ou casamento	Estado civil e dependentes	Usual
Comprovante de escolaridade ou registro profissional	Quando a função exige formação ou inscrição em conselho	Conforme o cargo
Certidão de nascimento dos filhos, cartão de vacinação e comprovante escolar	Salário-família	A Lei 8.213/1991 (art. 67) condiciona o benefício a esses documentos
Dados de dependentes	Imposto de renda e plano de saúde	Se aplicável
Dados bancários	Pagamento do salário	Usual
Declaração de opção pelo vale-transporte	Concessão do benefício	Se o empregado optar
ASO admissional	Exame admissional	Exigido (feito antes do início)

Cada empresa ajusta essa lista à sua realidade e às convenções coletivas da categoria. O ponto é: peça o que tem uma finalidade clara.

O que não pode ser exigido

• Teste, exame, laudo ou atestado de gravidez ou esterilização. A Lei 9.029/1995 (art. 2º, I) define isso como crime.
• Exigências discriminatórias por sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, idade e outros motivos (art. 1º da mesma lei).
• Cobrar do candidato o exame admissional, que é custo do empregador (CLT, art. 168).

Pedidos como certidão de antecedentes criminais e consulta a cadastros de crédito são tema de debate na Justiça do Trabalho e só se justificam em situações específicas. Na dúvida, consulte a assessoria jurídica antes de incluir no processo.

LGPD: peça só o necessário

A LGPD tem como princípio a necessidade: limitar o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III). Na admissão, isso significa:

• não pedir documentos "por costume" que ninguém usa;
• informar ao candidato para que serve cada documento;
• guardar os arquivos com acesso restrito ao RH;
• não circular cópias por e-mail e grupos de mensagem sem necessidade;
• apagar ou anonimizar documentos de candidatos não contratados quando não houver mais motivo para mantê-los.

Veja como remover dados de documentos antes de compartilhar em LGPD na prática: como anonimizar documentos.

Como receber tudo em um PDF organizado

O problema mais comum não é o documento faltar, e sim chegar em fotos tortas, escuras e espalhadas por várias mensagens. Uma sugestão de fluxo para mandar ao candidato:

1. Fotografe cada documento com o Escanear documento, no navegador do celular: ele recorta as bordas, corrige a perspectiva e aplica o filtro de documento. Frente e verso podem ir no mesmo arquivo, usando "Adicionar página".
2. Junte tudo em um só arquivo com o Unir PDF, na ordem do checklist. Nomes como 01-cpf.pdf, 02-rg.pdf facilitam: basta clicar em "Ordenar A–Z".
3. Diminua o tamanho, se o arquivo ficar grande para o e-mail ou o sistema de RH, com o Comprimir PDF.
4. Proteja com senha, se for enviar por e-mail, com o Proteger PDF, e passe a senha por outro canal.

Do lado da empresa, padronize o nome do arquivo (por exemplo, admissao_nome-sobrenome_AAAA-MM.pdf) e guarde no prontuário do empregado.

Modelo de mensagem para o candidato

Olá, [nome]! Para concluir sua admissão, envie até [data] um único PDF com os documentos abaixo, nesta ordem: [lista]. Você pode fotografar cada documento com o celular em convertaja.com.br/escanear-documento e juntar tudo em convertaja.com.br/unir-pdf. Os dados serão usados só para o seu registro e benefícios, com acesso restrito ao RH. O exame admissional está agendado para [data, local]. Qualquer dúvida, fale com [contato].

Uma mensagem assim reduz idas e vindas, deixa claro para que servem os dados (transparência, um dos princípios da LGPD) e já agenda o exame, que precisa acontecer antes do início das atividades.

Organizando o prontuário digital do empregado

• Uma pasta por empregado, com subpastas como admissão, contrato e aditivos, férias, saúde ocupacional e desligamento.
• Documentos de saúde separados, com acesso ainda mais restrito: o ASO contém dado de saúde, que é dado sensível na LGPD.
• Nomes padronizados, com data no formato AAAA-MM-DD no início, para a ordem cronológica aparecer sozinha.
• PDFs pesquisáveis: passe documentos escaneados pelo OCR em PDF para encontrar dados com a busca.
• Prazo de guarda definido: veja referências em por quanto tempo guardar documentos da empresa.

Envio seguro dos documentos

Documentos de admissão reúnem quase todos os dados pessoais de uma pessoa: CPF, endereço, filiação, dados bancários e, às vezes, informações de saúde. Por isso, vale combinar um canal único de recebimento, como o e-mail do RH ou o sistema de admissão da empresa, e evitar que os arquivos circulem por grupos de mensagem. Se o envio for por e-mail, o PDF protegido com senha e a senha enviada por outro meio formam uma camada simples e eficaz de proteção. Depois de lançados os dados no sistema, apague as cópias que ficaram em caixas de entrada e downloads.

Erros comuns

• Pedir documentos que não serão usados, o que contraria o princípio da necessidade da LGPD.
• Atrasar as anotações além dos 5 dias úteis do art. 29 da CLT.
• Começar o trabalho antes do exame admissional.
• Receber documentos ilegíveis e só perceber na hora de preencher o eSocial.
• Deixar cópias de documentos em pastas compartilhadas sem controle de acesso.

Departamentos de pessoal encontram outras ferramentas, como envio de holerites e documentos em lote, em Convertajá para RH e no artigo como enviar holerite em PDF.

Este texto é informativo e não substitui a orientação de um advogado trabalhista ou contador.