O DANFE tem validade jurídica?

Quem tem validade é a NF-e, que é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ. O DANFE é a representação impressa da nota, usada para acompanhar a mercadoria e facilitar a consulta.

Como saber se um DANFE é verdadeiro?

Digite ou leia a chave de acesso de 44 dígitos na consulta pública do Portal da NF-e e confira se emitente, destinatário, valor e situação batem com o papel.

Posso guardar só o PDF da nota?

Empresas que emitem ou recebem notas como contribuintes devem guardar o XML. A norma só permite guardar apenas o DANFE ao destinatário que não é credenciado para emitir NF-e.

Como transformar o XML da nota em DANFE?

Envie o XML (ou um ZIP com vários) na ferramenta XML da NF-e para PDF, escolha o modelo A4 ou simplificado e clique em Gerar DANFE.

O que é DANFE e qual a diferença para a NF-e

Resposta curta: DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele é uma representação simplificada, em papel ou PDF, de uma NF-e que já foi autorizada pela Secretaria da Fazenda. A NF-e em si é um arquivo digital no formato XML, assinado digitalmente pelo emitente. O DANFE serve para acompanhar a mercadoria no transporte e para facilitar a consulta da nota, mas quem tem validade jurídica é o XML.

A confusão é comum porque, no dia a dia, todo mundo chama o papel de "nota fiscal". Neste texto você vai entender a diferença na prática, o que deve aparecer em um DANFE, como conferir se uma nota é autêntica e o que fazer quando você só recebeu o XML.

NF-e e DANFE: quem é quem

A Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55) foi criada pelo Ajuste SINIEF 07/2005, do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). O fluxo funciona assim:

O emitente gera um arquivo XML com todos os dados da operação: quem vende, quem compra, produtos, impostos, transporte.
Esse arquivo é assinado com o certificado digital da empresa e transmitido para a SEFAZ.
A SEFAZ valida e devolve uma Autorização de Uso, identificada por um número de protocolo.
Só depois disso o emitente imprime (ou gera em PDF) o DANFE, que traz a chave de acesso, o protocolo e um código de barras.

O próprio Ajuste SINIEF 07/2005 diz, na cláusula nona, que o DANFE existe "para acompanhar o trânsito das mercadorias acobertado por NF-e ou para facilitar a consulta" da nota. E determina que o DANFE só pode ser usado para transitar com a mercadoria depois que a NF-e recebeu a Autorização de Uso, salvo nas situações de contingência previstas na norma.

	NF-e (XML)	DANFE
O que é	O documento fiscal, em arquivo digital	Representação gráfica simplificada da NF-e
Formato	Arquivo .xml assinado digitalmente	Papel ou PDF
Validade jurídica	Sim, depois de autorizado pela SEFAZ	Não substitui o XML; serve de apoio
Para que serve	Escrituração, apuração de impostos, fiscalização	Acompanhar a carga, conferir a entrega, consultar a nota
Quem deve guardar	Emitente e destinatário	Em regra, só como apoio (veja exceção abaixo)

O que aparece em um DANFE

O leiaute do DANFE é definido no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC). Em um DANFE comum, no tamanho A4, você encontra:

Chave de acesso com 44 dígitos e o respectivo código de barras. É o "RG" da nota.
Protocolo de autorização de uso, com data e hora.
Dados do emitente e do destinatário, com CNPJ ou CPF e inscrição estadual.
Natureza da operação, CFOP, data de emissão e de saída.
Lista de produtos, com NCM, quantidade, valores e impostos destacados.
Cálculo do imposto, transportadora, volumes e informações complementares.

Há uma regra importante na cláusula nona: o DANFE não pode conter informações que não existam no arquivo XML, salvo as exceções previstas no MOC. Ou seja, ele é um espelho da nota, não um documento à parte.

Também existem versões menores, como o DANFE Simplificado e o DANFE Simplificado - Etiqueta, usados principalmente em vendas pela internet. Explicamos as regras em DANFE simplificado (etiqueta): o que é e quem pode usar.

Quando o DANFE precisa acompanhar a mercadoria

Em regra, sim: quando há transporte de mercadoria acobertado por NF-e, o DANFE vai junto com a carga. É ele que o fiscal ou o motorista conferem durante o trajeto, lendo o código de barras ou digitando a chave de acesso.

O Ajuste SINIEF 07/2005 prevê algumas exceções. Por exemplo, há dispensa de impressão no transporte ferroviário, desde que emitido o MDF-e, e a possibilidade de cada estado dispensar a impressão em operações internas, desde que o documento seja apresentado na forma pedida pelo fisco. Como essas exceções dependem do estado e do tipo de operação, confirme com o seu contador antes de deixar de imprimir.

Quem precisa guardar o XML

A cláusula décima do mesmo ajuste determina que o emitente mantenha a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária. O destinatário também tem essa obrigação e ainda deve verificar a validade e a autenticidade da nota.

Existe uma exceção prática: se o destinatário não for contribuinte credenciado para emitir NF-e, ele pode, alternativamente, guardar o DANFE da operação e apresentá-lo quando o fisco pedir. Para empresas que emitem notas, o caminho seguro é guardar sempre os XMLs. Veja por quanto tempo em por quanto tempo guardar documentos da empresa.

Como conferir se uma NF-e é verdadeira

Como o DANFE é só uma representação, alguém mal-intencionado poderia montar um PDF bonito com dados falsos. Por isso, a conferência é sempre feita pela chave de acesso:

Copie os 44 dígitos da chave de acesso do DANFE (ou leia o código de barras).
Acesse a consulta pública do Portal da NF-e, mantido pela Receita Federal e pelas secretarias estaduais.
Cole a chave e confira se os dados batem: emitente, destinatário, valor, data e situação (autorizada, cancelada etc.).

Pelo Ajuste SINIEF 07/2005 (cláusula décima quinta), a consulta completa da NF-e fica disponível na internet por pelo menos 180 dias. Depois disso, a consulta pode ser substituída por informações parciais que identificam a nota, como número, data, CNPJ ou CPF, valor e situação.

Recebi só o XML. Como vejo a nota?

Isso é muito comum em compras de fornecedores e em escritórios de contabilidade: o cliente manda um arquivo .xml que, aberto no navegador, parece um monte de código. Você não precisa de sistema emissor para visualizar. Basta transformar o XML em DANFE:

Abra a ferramenta XML da NF-e para PDF (DANFE).
Envie um ou vários arquivos XML, ou um ZIP com as notas do mês.
Escolha o modelo DANFE A4 ou Simplificado 10×15 (etiqueta).
Se quiser, marque Juntar todas as notas em um único PDF e clique em Gerar DANFE.

O passo a passo completo, com dicas para quem recebe XML por e-mail, está no guia como abrir o XML da nota fiscal. Se o objetivo for conferir valores e impostos de muitas notas de uma vez, o Notas fiscais (XML) para Excel monta uma planilha com as abas Notas, Itens e Por CFOP.

Um aviso importante: o DANFE gerado a partir do XML serve para visualizar e imprimir. O Convertajá não emite nota fiscal e não valida a nota na SEFAZ. A autenticidade sempre se confirma pela chave de acesso no portal oficial.

DANFE, DANFE NFC-e e outros "DA"

Outros documentos fiscais eletrônicos seguem a mesma lógica: um arquivo XML autorizado e um documento auxiliar para leitura humana.

NFC-e (modelo 65): a nota do varejo presencial. O documento auxiliar é o DANFE NFC-e, aquele cupom com QR Code.
CT-e: conhecimento de transporte eletrônico, com o DACTE como documento auxiliar.
MDF-e: manifesto de documentos fiscais, com o DAMDFE.
NFS-e: nota de serviço, com regras próprias do padrão nacional ou de cada município.

Erros comuns

Guardar só o PDF. Para quem emite ou recebe notas como contribuinte, o que vale é o XML. Guarde os dois, mas nunca só o PDF.
Aceitar DANFE sem conferir a chave. Em compras de fornecedores novos, consulte a chave no portal antes de pagar ou dar entrada no estoque.
Imprimir o DANFE antes da autorização. Fora da contingência, o DANFE só vale depois do protocolo de autorização.
Renomear ou editar o XML. Qualquer alteração quebra a assinatura digital. Se precisar organizar, mude só o nome do arquivo, nunca o conteúdo.
Confundir cancelamento com carta de correção. Valores e impostos não se corrigem por carta de correção. Nesses casos, fale com o contador sobre cancelamento ou nota complementar.

Resumo

A NF-e é o XML autorizado; o DANFE é a representação impressa ou em PDF.
O DANFE acompanha a mercadoria e facilita a consulta, mas não substitui o XML.
Autenticidade se confere pela chave de acesso de 44 dígitos no portal oficial.
Emitente e destinatário devem guardar o XML pelo prazo da legislação tributária.
Para visualizar um XML recebido, gere o DANFE em PDF em poucos segundos.

Precisa abrir as notas que chegaram por e-mail? Use o XML da NF-e para PDF ou veja todas as ferramentas para escritório. Se você é contador, o kit em soluções para contadores reúne as ferramentas mais usadas na rotina fiscal.

Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação do seu contador.