Como fazer um recibo de pagamento

Resposta rápida: um recibo precisa dizer o valor e a que se refere o pagamento, quem pagou, quando e onde foi pago, e ter a assinatura de quem recebeu, que são os requisitos da quitação no Código Civil (art. 320). No Gerar recibo, preencha Seus dados, o valor (o valor por extenso sai sozinho), Recebi de e Referente a, e clique em Baixar PDF. Depois, assine à mão ou no próprio PDF.

O que a lei diz sobre recibo

O recibo é o documento de quitação: a prova de que uma dívida foi paga. O Código Civil garante a quem paga o direito de receber quitação regular e até de reter o pagamento enquanto ela não for dada (art. 319). O art. 320 diz o que a quitação deve conter:

"A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante." (Código Civil, art. 320)

Traduzindo para o recibo do dia a dia:

Requisito do art. 320	No recibo
Valor	Em números e por extenso
Espécie da dívida quitada	"Referente a": aluguel de tal mês, tal serviço, tal produto, sinal
Nome do devedor ou de quem pagou	"Recebi de", de preferência com CPF ou CNPJ
Tempo e lugar do pagamento	Data e cidade
Assinatura do credor ou representante	Assinatura de quem recebeu, com nome e documento

O parágrafo único do mesmo artigo diz que a quitação vale mesmo sem todos esses itens se ficar claro que a dívida foi paga, mas um recibo completo evita discussão. Em pagamentos periódicos, como aluguel e mensalidades, a quitação da última parcela faz presumir pagas as anteriores, até prova em contrário (art. 322). Ainda assim, vale guardar todos.

Passo a passo para gerar o recibo em PDF

1. Abra o Gerar recibo.
2. Em Seus dados, informe nome, CPF ou CNPJ e endereço de quem recebe. Com conta e perfil da empresa preenchido, os dados e a logo entram sozinhos.
3. Confira o Número (ele avança sozinho a cada recibo) e digite o Valor. O campo Valor por extenso é preenchido automaticamente; corrija se precisar.
4. Em Recebi de, escreva o nome de quem pagou e, se quiser, o CPF/CNPJ de quem pagou.
5. Escolha a Forma de pagamento.
6. Em Referente a, use um dos modelos (Aluguel, Prestação de serviço, Venda de produto, Sinal / entrada) e complete, por exemplo, com Mês e Endereço do imóvel; clique em Usar no recibo.
7. Confira Data e Cidade. Se quiser entregar uma via e ficar com outra, marque 2 vias na mesma folha (com linha de corte).
8. Em Aparência, escolha a Cor de destaque e clique em Baixar PDF.

O recibo é montado no seu navegador: os dados não são enviados para o servidor.

Como assinar o recibo

• No papel: imprima, assine e entregue (ou fotografe e envie). Marque a opção de 2 vias para ficar com uma cópia assinada.
• No PDF: abra o arquivo no Editar e assinar PDF, clique em ✍ Assinatura, desenhe ou digite e clique em Baixar PDF.
• Com comprovação de quem assinou: para recibos de valor alto ou entre pessoas que não se conhecem, a Assinatura eletrônica com outras pessoas registra e-mail, data e hora em relatório de auditoria.

Recibo de aluguel

Na locação de imóvel urbano, o locador é obrigado a fornecer ao inquilino recibo discriminado das importâncias pagas, sendo proibida a quitação genérica (Lei 8.245/1991, art. 22, VI). Na prática:

• indique o mês de referência e o endereço do imóvel;
• separe cada valor: aluguel, condomínio, IPTU, água, multa ou juros por atraso;
• emita um recibo por mês e guarde cópia;
• se houve reajuste, mencione o novo valor e o índice usado; veja reajuste de aluguel: IGP-M ou IPCA.

Exemplo de "referente a": aluguel de setembro de 2026 do imóvel da Rua das Flores, 120, apto 31, São Paulo/SP: aluguel R$ 1.800,00; condomínio R$ 450,00; IPTU (parcela 9/10) R$ 95,00.

Recibo de prestação de serviço

Descreva o serviço e o período: "pintura da sala e da cozinha, executada de 10 a 12 de outubro de 2026". Se houve orçamento ou ordem de serviço, cite o número. Pagamento parcial? Escreva "sinal" ou "1ª parcela de 3" e quanto falta, para não parecer quitação total.

Recibo não substitui nota fiscal

O recibo prova o pagamento entre as partes, mas não é documento fiscal. Empresas, MEIs e alguns autônomos são obrigados a emitir nota fiscal em certas situações. Entenda quando o recibo basta em recibo ou nota fiscal: quando cada um vale e, em caso de dúvida, fale com seu contador.

Sinal, parcelas e pagamento parcial

Quando o pagamento não quita tudo, o recibo precisa deixar isso claro, senão pode parecer quitação total:

Situação	Como escrever em "Referente a"
Sinal de serviço	"Sinal de 50% referente à reforma do banheiro, conforme orçamento nº 12. Saldo de R$ 1.500,00 na entrega."
Parcela	"2ª de 4 parcelas referentes à venda do notebook modelo X. Restam 2 parcelas de R$ 600,00."
Quitação final	"Última parcela e quitação total referente à venda do notebook modelo X."

Guarde os recibos pelo menos enquanto puderem ser pedidos como prova; para despesas da empresa e do Imposto de Renda, siga a orientação do contador. Veja também prazo de guarda de documentos.

Problemas comuns

O valor por extenso saiu errado

Confira se digitou centavos com vírgula (1.250,50). O campo pode ser corrigido à mão antes de baixar.

Meu nome não aparece no recibo

Preencha Seus dados. Para não digitar sempre, crie uma conta grátis e salve o perfil da empresa.

O cliente pagou por Pix e quer o recibo na hora

Deixe pronto um QR Code Pix com sua chave, confira o crédito no app do banco e envie o PDF do recibo pelo WhatsApp. Guarde também o comprovante do Pix.

Preciso de recibo para pagamento em dinheiro

É justamente o caso em que ele é mais importante, porque não há comprovante bancário. Faça em duas vias e peça que a outra parte confira antes de assinar.

Checklist do recibo

• Valor em números e por extenso iguais.
• Referente a específico (mês, serviço, produto).
• Nome e documento de quem pagou e de quem recebeu.
• Data, cidade e assinatura.
• Uma cópia guardada com você.